Schlauch geplatzt, Audit geplatzt? Häufige Doku-Fehler und wie Sie sie vermeiden

Schlauch geplatzt, Kunde verärgert: Wo ist die Doku?

Ein Anruf am Freitagabend: Ihr Pharmakunde meldet eine geplatzte Schlauchleitung. Erste Frage des Auditors: „Wo ist der Prüfbericht?“ Ihr Team wühlt sich durch Aktenordner, findet aber nur einen lückenhaften Scan.

Ergebnis: 48 Stunden Produktionsstillstand, Vertragsstrafe, Imageschaden. Der Fall zeigt ein großes Problem: Eine fehlerhafte Dokumentation der Schlauchleitungsprüfung gefährdet Compliance, Umsatz und Kundenbindung.

Warum eine saubere Dokumentation geschäftskritisch ist

Eine korrekte Dokumentation der Schlauchleitungsprüfung ist kein Selbstzweck. Sie beweist die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfung nach BetrSichV, schützt vor persönlichen Haftungsrisiken und sichert den kontinuierlichen Anlagenbetrieb Ihrer Chemie- und Pharmakunden. Lückenlose Daten erlauben, Wiederholprüfungen frühzeitig zu planen und Doppelarbeiten zu vermeiden. Nicht zuletzt macht ein audit-ready Prüfbericht den Unterschied zwischen einem beliebigen Zulieferer und einem strategischen Partner: Wer im Audit glänzt, bleibt im Rahmenvertrag.

Top 7 Dokumentationsfehler

1. Fehlende eindeutige Kennzeichnungen

Ohne eindeutige Kennzeichnung lässt sich eine Schlauchleitung nicht zuverlässig rückverfolgen. Im Ernstfall können Sie weder belegen, ob der geprüfte Schlauch wirklich der verunfallte Schlauch war, noch ob Grenzwerte eingehalten wurden. Die Folge: komplette Leitungsstränge werden vorsorglich getauscht, Kosten und Downtime explodieren. Sorgen Sie deshalb dafür, dass jede Schlauchleitung eine dauerhafte Seriennummer trägt – idealerweise ergänzt durch einen QR-Code, den Ihr Team mit einer mobilen Prüf-App in Sekunden scannt. Die Seriennummer landet automatisch im digitalen Prüfprotokoll, ein Übertragungsfehler wird damit ausgeschlossen.

2. Handschriftliche Protokolle ohne Standardformular

Techniker sind schneller mit dem Stift als mit der Tastatur, doch handschriftliche Notizen laden zu Abkürzungen ein. Druckwerte werden gekritzelt, Einheiten vergessen, kritische Felder bleiben frei. Im Audit unterscheiden selbst geübte Augen eine „1“ nicht von einer „7“ – die Dokumentation wird kassiert. Noch bitterer: Ihre Serviceleitung verbringt Stunden am Telefon, um unklare Angaben nachzurecherchieren. Setzen Sie stattdessen ein verbindliches, digitales Formular ein. Pflichtfelder verhindern Lücken, Plausibilitätsregeln bremsen Tippfehler, und das System erlaubt erst das Abspeichern, wenn alles passt. Was früher ein unleserliches Protokoll war, ist jetzt ein sauberer Datensatz – und ein zufriedener Auditor.

3. Unvollständige Fotodokumentation

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, fehlt es jedoch oder ist unscharf, schweigt die Dokumentation. Versicherer verweigern Schadenersatz, weil das entscheidende Detail nicht erkennbar ist. Häufig wird das Foto schlicht vergessen, weil der Techniker unter Zeitdruck steht. Definieren Sie deshalb Pflichtfotos pro Prüfschritt: Innenwand, Armatur, QR-Code, Gesamtansicht nach der Druckprobe. Eine mobile App, die ohne Foto-Upload keinen Abschluss zulässt, sorgt für Disziplin, ohne den Arbeitsfluss auszubremsen.

4. Keine aufeinander aufbauende Dokumentation

Prüfberichte, Spezifikationen oder Einsatzdokumentationen gehören zu einem lebenden Datensatz: Korrekturen, Ergänzungen, Kommentierung durch den Kunden – alles ist erlaubt, solange die Historie erhalten bleibt. Wer dagegen eine neue Information einfach überschreibt, zerstört den Zeitstempel und öffnet Manipulationen Tür und Tor. Das fällt spätestens im Audit negativ auf und bringt das ganze Berichtssystem in Verruf. Speichern Sie daher jede Änderung automatisch und unveränderbar. So erkennt man auf einen Blick, wer wann was angepasst hat – revisionssicher und transparent.

5. Medienbrüche zwischen Papier, Excel und ERP

In vielen Werkstätten landen Daten erst auf Papier, dann in Excel-Listen und ­schließlich manuell im ERP. Jede Schnittstelle ist eine Fehlerquelle: Zahlendreher, Copy-Paste-Vertauschungen, verlorene Zeilen. Das Ergebnis sind Rechnungsfehler, falsche Prüffristen und Doppelarbeiten. Ein durchgängiger Digital-Workflow – von der Prüfplanung über die mobile Datenerfassung bis zum automatischen PDF-Bericht und der direkten Übergabe ins ERP – spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert diese Fehlerquellen komplett.

6. Fehlende Reminder für Wiederholprüfungen

Die BetrSichV schreibt konkrete Prüffristen vor. Verpassen Sie sie, riskieren Ihre Kunden Bußgelder bis 30 000 € und im schlimmsten Fall eine Anlagenstilllegung. Ein vergessenes Datum entsteht nicht aus bösem Willen, sondern aus mangelndem System. Setzen Sie auf automatische Erinnerungen, die Wiederholprüfungen rechtzeitig anstoßen. Moderne Lösungen schicken eine E-Mail an den Instandhaltungsleiter des Kunden und Ihre Serviceleitung, sobald sich ein Fälligkeitsfenster nähert. So bleibt kein Schlauch länger im Einsatz, als es die Vorschrift erlaubt.

Digital first: Wie Software & QR-Codes helfen

Die beschriebenen Fehler basieren meist auf analogen Prozessen. Sobald Ihre Prüf-Mannschaft jedoch ein Tablet oder Smartphone in der Hand hält, einen QR-Code scannt und alle Daten in Echtzeit in einer zentralen Cloud speichert, verschwinden viele Stolperfallen von allein.

• Durchgängiger Workflow: Das System führt den Techniker Schritt für Schritt – keine Felder werden vergessen, Pflichtfotos sind verankert.

• Automatische Berichte: Nach dem letzten Messwert erstellt die Plattform ein PDF im Firmen-CI und legt es revisionssicher ab.

• Audit-ready Datenbank: Jede Änderung erzeugt eine neue Version mit Zeitstempel. Externe Auditoren erhalten einen lesenden Zugang, keinen Papierstapel.

• docustry, als Beispiel: Mit docustry generiert Ihr Team einen unterschriftsreifen Prüfbericht in unter einer Minute. Die meisten heute händischen Arbeiten werden automatisch im Hintergrund erledigt.

Digitalisierung heißt dabei nicht, dass Sie einen riesigen IT-Bauplan stemmen müssen. Dank SaaS (Software-as-a-Service) lassen sich Projekte in wenigen Wochen realisieren und per Schnittstelle in bestehende Systeme einbinden. Vor allem gewinnen Sie Geschwindigkeit: Kunden erhalten den Prüfbericht, bevor der Techniker das Werksgelände verlässt.